外贸流程以及报价贴的关键要素整理（连载三）

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三、效率效率还是效率。效率很重要，相当重要，非常非常重要。

其实效率不仅体现在报价上，对于客人问题的及时反馈，工作的效率、生产的效率、解决问题的效率等等，同样无比重要！ 什么是效率？在外贸这行里，我觉得能在合适的时间里给客人合适的答复，这就是效率！举个例子，有个伊朗客人写了一封询价邮件，里面列明了他要找的产品和具体的参数、以及相关图片， 这算得上是一封很有价值的询盘了。如果客人在下面注明，Plsgive us quote before next Monday.这 就很显然，只要你在下周一之前给他准确的回复，那就是有效率了。如果实在不行，拖个1-2天还是可以的，但最好事先通知客人，让他知道你在帮他做事情，但因为某些细节需要确认，所以整套方案需要什么什么时候才能有最终答复。

这样跟客人保持互动，客人就能知道你具体的进展。最忌讳的就是，客人的询价过来，你这边开始拼命干活了，询价、核算成本等等，结果一直弄了好久，超过客人限定时间已经一个多礼拜甚至更长，然后再回复过去，很可能的情况就是石沉大海，你先前的工作都白做了。

因为零售业的竞争非常激烈，海外买家面临的成本和各方面费用的压力越来越大，所以他们需要供应商的支持，能给于稳定的价格和第一时间的答复，否则客人这边就没法进展下去。所以报价的效率一定要高，接下来的样品、生产、营销、物流等各个环节同样需要高效率。很多常规订单的周期已经有过去的60天缩短到如今的45天，甚至30天或更短。 这说明客人对供应商的效率要求是越来越苛刻了，所以这个时候，服务尤其重要！效率问题迫在眉睫！那怎么样回复邮件或报价才算有效率呢？我认为，以下几点是需要注意的：1）第一时间给客人答复，能报价就给出准确的报价，暂时不能报价也要给客人答复，告知具体的工作进展和能给出最终答复的时间！

2）很多时候还需要注意时差，根据国外客人的习惯来回复。举个例子，美国时间跟我们正好相反，如果你早上回了邮件，恐怕你今天上班时间就没法收到客人邮件了，因为他那边是晚上。等你明天早上回公司打开电脑看到客人回复后，再回邮件给他，恐怕又要耽搁一天。如果是紧急的事情，这么每天一个 回合，实在太慢了。理想的情况是，你早上回复了邮件，等到你这边晚上11点甚至12点再看一下邮箱，说不定客人就有回复了，因为他正好是上午工作时间，如果你立刻给予答复，客人恐怕马上就能回复，这样一件事情的处理恐怕就不需要耽搁好几天，效率就提高了。

3）图片要非常准确，以免发生误解。经常有朋友碰到这种情况，客人发一张图片过来要求报价，你给出了准确的报价，但是没有加上自己的图片，用的还是客人的图片。那客人就得多发一封邮件过来，请你提供你们的图片，给他参考。其实这种事情往往是多余的，也是浪费大家时间的，如果你在报价的时候，用自己的图片替代了客人询价的图片，那就一步到位，达到了客人的要求和目的，不是么？

4）报价单必须详细到位。很多供应商比较懒，收到询价后通常就随便报个价格，稍微好一点的就是加个外箱资料。这不是效率，这是浪费大家时间。稍微好一点的客人，会耐心回复，接着问他想知道的一些参数和其他资料；如果忙一点的客人恐怕就直接不回了，哪些供应商更仔细，能给他充分的信息，他就接下去跟谁联系。

5）第一时间报价后，如果有东西需要补充的，就立刻跟进一封邮件。我以前给客人报价，通常都是当天回复，实在来不及就第二天回复，一般很少拖到三天以后的。当我提供了准确的图片和报价单以后，一般还会跟进一封邮件，把这款产品别的客人的包装设计稿发给客人，一方面给客人参考，另一方面也 是增强自己产品销售良好的说服力。但为什么不在一封邮件里发送呢？有两个原因：一是图片说明书之类的信息全部放一封邮件里，格式会太大，可能客人会收不到，而且显得有些累赘；二是分两封邮件发，

更能增加曝光率，客人看到你的邮件并打开的几率会更大一些。只要他点开过一封，就有可能被吸引住，就有可能点开第二封。所以两封邮件的间隔时间不能太久，这就是效率了。